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EQUIPE
Il y a eu des changements dans mon équipe, que faire ?
En cas de départ d’un collaborateur, il suffit de nous communiquer (hailey.verstraete@datatopia.care) les coordonnées (nom, prénom et adresse mail) de la personne concernée et nous allons mettre à jour la liste de votre effectif dans votre outil de gestion des plannings. Les données historiques (prestations par exemple) seront conservées aussi longtemps que vous le souhaitez. En cas d’entrée en service d’un nouveau collaborateur, contactez (hailey.verstraete@datatopia.care) et nous vous transmettrons un questionnaire complet qui nous permettra d’introduire les informations utiles dans le module RH de Datatopia (coordonnées, horaire type, etc…).
SECURITE DES DONNEES
Que faites-vous avec mes datas ?
Les données sont anonymisées avant d’être transférées vers nos serveurs où elles seront traitées et stockées en parfaite conformité avec la réglementation (RGPD).
Où stockez-vous mes données ?
Vos données sont stockées sur un serveur dédié et sécurisé situé en Europe et certifié conforme aux normes européennes en matière de protection des données (RGPD et ISO).
UTILISATION DE LA PLATEFORME
Qu’est-ce qu'une plateforme SaaS ?
Une plateforme SaaS est un logiciel / une application à laquelle vous avez accès à distance dès lors que vous disposez d’une connexion internet. Cela signifie que vous ne devez pas ‘installer’ la plateforme sur le disque dur de votre ordinateur, de votre tablette ou de votre smartphone. Vous pouvez y accéder à l’aide d’un simple identifiant et d’un mot de passe tout en bénéficiant d’une parfaite sécurité de vos informations.
Est-ce que mon logiciel de caisse est compatible avec Datatopia ?
Oui, notre équipe technique/infrastructure veille à garantir la compatibilité de Datatopia avec les principaux logiciels de caisse. En cas de difficulté rencontrée lors de la connexion, vous ne devez pas intervenir. Nous prenons directement contact avec votre partenaire informatique.
Les données dans Datatopia sont mises à jour à quelle fréquence ?
Lors de la phase de lancement de Datatopia, les données relatives à l’exploitation (caisse) et au personnel seront mises à jour une fois par semaine.Nous prévoyons ensuite, lors du développement de la prochaine version de Datatopia, de procéder à une mise à jour quotidienne pour les pharmacies qui en expriment le besoin.
En quoi Datatopia est-il différent de mon logiciel de caisse ?
Datatopia procède à l’analyse et au traitement de vos données de caisse anonymisées via des algorithmes et outils d’intelligence artificielle propres. Nous avons par ailleurs collecté les données externes qui peuvent avoir un impact sur vos activités. Sur base de l’ensemble des ces éléments, Datatopia est en capacité de vous fournir une explication précise des facteurs qui déterminent vos chiffres de vente ainsi que des recommandations sur les domaines clés de votre activité (approvisionnement, stock, finance, RH, concurrence, planning…).
Combien de temps faut-il pour intégrer Datatopia ?
La durée moyenne de configuration de votre espace personnel dans Datatopia est d’environ trois semaines actuellement. (Cette période nous permet de tester et de valider le protocole de partage des données et de traiter un volume significatif de données existantes afin de vous transmettre des tendances et recommandations pertinentes.)
Que dois-je faire pour pouvoir utiliser Datatopia ?
Chaque pharmacie est contactée par notre service technique afin d’organiser l’accès à ses données de caisse et valider le protocole de partage des données. Datatopia valide alors que le volume de données existantes soit suffisant pour émettre des analyses et recommandations pertinentes.
Que dois-je faire pour utiliser le module RH ?
Notre équipe en charge de vous accompagner lors de vos premiers pas sur la plateforme Datatopia, on vous transmet un questionnaire reprenant les principales informations relatives à vos collaborateurs : nom, prénom et coordonnées de chaque collègue, statut (salarié, indépendant stagiaire…), date d’entrée en fonction, horaires de travail,... Ces informations personnelles sont gérées de façon confidentielle et conformément aux prescriptions en vigueur en matière de respect de la vie privée (RGPD).
Comment est-ce que Datatopia lit les données de ma pharmacie ?
Datatopia se connecte à votre logiciel de caisse via un protocole sécurisé de partage de données. Celles-ci sont anonymisées avant d’être transférées vers nos serveurs où elles seront traitées et stockées en parfaite conformité avec la réglementation (RGPD).
Mes données ne sont pas forcement à jour dans mon logiciel de caisse, est-ce que Datatopia peut quand même m’être utile ?
La plateforme Datatopia est en capacité de vous fournir des tendances à partir des données de base de ventes et de stocks disponibles. Dès sa première utilisation, Datatopia peut mettre en évidence pour vous quelles sont les informations manquantes qu’il serait utile d’encoder afin d’observer une amélioration significative de vos performances opérationnelles, financières et RH.
MON ABONNEMENT
Puis-je modifier mon abonnement plus tard (ajouter ou enlever des modules) ?
Au cas où vous décidez de démarrer un seul des deux modules de base de Datatopia, vous avez la possibilité d’étendre votre abonnement en cours de période afin de profiter pleinement des fonctionnalités que nous vous proposons.Vous pouvez également décider de ne plus utiliser un module. Il suffit dès lors de nous communiquer votre souhait un mois avant la fin de votre abonnement initial (d’une durée minimale de 12 mois) afin que celui-ci ne soit pas renouvelé automatiquement dans sa configuration de départ.
Y-a-t’il des frais d’installation ?
L’intervention nécessaire pour la connexion de Datatopia à vos outils existants (logiciel de caisse ainsi qu’éventuellement un outil de planification des équipes existant) correspond à un forfait d’installation et de configuration de 2.500 euros htva. Cette opération est prise en charge par notre équipe technique. Elle s’opère à distance sans nécessité d’intervention de votre part. Notre équipe technique se charge dès lors de la configuration de votre espace personnel sur Datatopia.Dans le cadre du lancement de Datatopia, ces frais forfaitaires de configuration sont offerts aux 300 premières pharmacies utilisatrices de Datatopia.